党委办公室、院长办公室、国际与港澳台事务处管理结构及职责

（一）总体职责

1.贯彻执行党和政府的方针、政策和上级部门的指示、决定。积极参与学院事务管理，当好参谋助手，发挥党委、院长办公室综合、协调、督办的作用和功能。

2.负责组织草拟综合性党政工作计划、报告、总结、决议等文件，负责学院党政公文的发文工作，以及学院有关事项的通知发布工作。

3.组织安排党委会、院务会及其他有关会议，做好会议记录，起草《会议纪要》，督促检查会议决定、院领导批示的贯彻执行情况，安排学院每周工作日程表。

4.根据院领导的指示和授权，负责组织和协调党政部门和教学部门之间共同办理的综合性工作。

5.负责学院公文处理的具体工作，对学院各部门的公文处理工作进行业务指导。

6.掌握学院党委、行政印章及院领导印章的使用，负责审定学院各部门印章的刻制，出具学院对外介绍信和证明。

7.负责学院机要交换，积极开展上级部门综合信息及兄弟院校重要信息的收集、存储及统计分析等工作。

8.负责接待上级部门或来访单位党政领导成员来校视察、参观、访问等工作。

9.负责学院综合档案和干部人事档案工作。

10.负责学院会议室、报告厅的管理和使用。

11.负责处理群众来信、来访。

12.负责学院公车调度和管理工作。

13.负责学院涉外及港澳台事务工作。

14.协调全院外事活动，制订学校与国外及港澳台地区的合作交流发展规划，为学校的教学、科研和国际学术交流提供信息，为全校师生提供国际交流平台。

15.负责外事接待活动的策划、实施和交流计划的统筹管理。

16.负责师生因公出国（境）的审批与管理等工作。

17.完成学院交办和上级主管部门交办的其他工作。

（二）综合方面工作职责（岗位：行政秘书）

1.负责院领导及部门业务经费管理、报销，做好部门每年办公经费、设备经费的计划预算和管理。

2.负责院领导出差事宜的联系、借款、订票、送站、报销等工作。

3.负责院领导及办公室的办公设备及固定资产的登记、管理，办公用品的领用、保管和发放。

4.负责接待来校检查指导工作或参观访问的上级领导机关、兄弟单位客人。

5.在部门负责人领导下负责全校性重要活动、大型会议的组织、协调。

6.负责学院每周工作日程安排表。

6.负责全院会议安排，管理和使用好会议室、报告厅，做好会前准备及会后整理等工作，负责维护和保管室内设施及物品，提高使用效率。

7.负责院领导信件的收发以及报刊、杂志和书籍的征订、发放工作。

8.负责安排、通知全校节假日放假。

9.负责院领导公务用车和接待用车的调派，负责办公室车辆的统一管理。

10.负责收集部门工作动态信息，汇总、编排部门工作计划、总结。

11.负责学院纪念品的订制和管理工作；负责印制院领导名片；负责校内通讯薄的印制。

12.负责做好院领导和部门负责人交办的其他工作。

（三）文秘和档案方面工作职责（岗位：文字秘书、档案管理员）

1.负责组织草拟综合性党政工作计划、报告、总结、决议等文件，以学院（或办公室）名义，发布有关事项的通知、公告。

2.做好党委会、院务会及其他重要会议的组织工作，做好会前搜集议题，安排议程，通知与会人员等项准备工作；做好会议记录，起草《会议纪要》。

3.做好学校党委、行政印章，书记、院长印章，办公室印章管理和使用；出具学校对外介绍信和证明。

4.负责全院党政发文的审核、编号等工作。

5.负责学院机要交换工作，做好上级部门及校外单位的党政文件的接收、登记、录入、转发、交办、催办、立卷归档及保密工作。

6.负责学院（院领导、各部门）每月工作计划及完成情况公告。

7.负责收集、整理、保管全院各类档案。

8.负责保管学院重要证件；事业单位法人证书、组织机构代码证的年检、变更等工作。

9.负责学校年鉴和大事记的编写工作。

10.负责做好院领导和部门负责人交办的其他工作。

（四）国际与港澳台事务方面工作职责（岗位：干事）

1.承担外事文秘及具体外事工作的协调，外事资料、档案的归档管理和保密工作。

2.负责学院对外交流安排、准备工作，包括日程安排、欢迎标语、会场布置、宾馆预定、用餐、车辆及礼品准备等。

3.负责办理学院领导及师生因公出国（境）出访手续及国（境）外人员来华邀请手续。

4.负责外国专家、客座（名誉）教授的聘请、报批及日常生活管理。

5.负责国际合作与交流处印章管理，出据涉外介绍信和有关证明。

6.负责学院外事信息网站的建设及维护工作。

7. 负责做好院领导和部门负责人交办的其他工作。